Warum Ihre To-do-Liste Ihnen jede Motivation klaut

Montag, 8:12 Uhr. Der Kaffee dampft, der Rechner fährt hoch, und daneben liegt sie: die Liste. Drei Seiten, eng beschrieben, mit Pfeilen, Sternchen und einem dreifach unterstrichenen „a.s.a.p.“ neben Punkt 4, 11 und 23. Geschrieben am Freitagabend, damit der Kopf übers Wochenende frei ist. Hat natürlich nicht geklappt. Und jetzt schaut Sie das Ding an wie ein Inkassobüro. Kennen Sie das?

Dann kennen Sie auch die nächsten zwanzig Minuten: Mails sortieren, Ablage machen, Stifte nach Farben ordnen, die Kollegin fragen, ob sie auch noch einen Kaffee will. Alles Dinge, die gar nicht auf der Liste stehen. Nicht, weil Sie faul sind. Sondern weil diese Liste Ihnen schon vor dem ersten Handgriff jede Motivation killt.

„Ich werde einfach nie fertig!“

Das Grundproblem der klassischen To-do-Liste ist simpel: Sie zeigt Ihnen ausschließlich, was noch fehlt. Am Abend haben Sie vielleicht zwölf Punkte durchgestrichen, aber vierzehn neue sind dazugekommen – drei Anrufe, zwei Nur-mal-ganz-kurz-Besuche am Schreibtisch, eine Mail vom Chef mit dem schönen Betreff „Kleinigkeit“. Also schreiben Sie die Reste abends auf einen frischen Zettel, und der alte wandert in den Papierkorb. Ihre Erfolge gleich mit.

Für unser Gehirn ist das ziemlich frustrierend. Denn was uns antreibt, ist nicht die Menge der Arbeit, sondern das Gefühl, etwas bewegen zu können. Wir Psychologen nennen das Selbstwirksamkeitsüberzeugung, also die innere Gewissheit: Wenn ich etwas anpacke, dann tut sich auch was. Dieses Gefühl entsteht übrigens nicht durch gute Vorsätze, sondern durch Erfahrung. Durch Erfolge, die man sehen kann.

Die endlose Liste klaut Ihnen genau diese Erfahrung. Sie schuften den ganzen Tag, und Ihr Kopf zieht trotzdem Bilanz: wieder nicht gereicht. Kein Wunder, dass die Stifte plötzlich so dringend sortiert werden müssen.

Was also tun?

Schauen Sie mal in eine Restaurantküche. Da wird nichts abgehakt und nichts weggeworfen. Jeder erledigte Bon landet auf einem Spieß. Am Ende des Abends steht da ein dicker Stapel Papier, und jeder in der Küche sieht: Heute haben wir ganz schön was weggeschafft. Dieses Prinzip habe ich ins Büro geholt. In meinem Buch nenne ich es das Macher-Schaschlik.

Und so geht es:

1. Besorgen Sie sich einen Bonspieß. Gibt es im Gastro- oder Bürobedarf. Zur Not tut es ein langer Nagel in einem Stück Holz.
2. Nehmen Sie sich genau vier Aufgaben vor. Nicht fünf, nicht zehn. Vier.
3. Jede Aufgabe bekommt einen eigenen kleinen Zettel.
4. Ist eine Aufgabe erledigt, wird der Zettel aufgespießt. Gern mit Schwung, das darf ruhig ein bisschen Spaß machen.
5. Erst wenn alle vier Zettel am Spieß stecken, kommen die nächsten vier.

Natürlich kann man jetzt sagen: Das ist doch Kinderkram. Erwachsene Menschen mit Bonspieß. Stimmt. Aber probieren Sie es trotzdem mal eine Woche aus – vielen hilft genau dieser Kinderkram mehr als jede ausgefeilte App mit Farbcodes und Erinnerungsfunktion.

Ein Spieß voller Beweise

Nach ein paar Tagen sieht der Spieß schon ziemlich ordentlich aus, nach einer Woche ist er ein richtiges Grillgut aus erledigten Aufgaben. Und jedes Mal, wenn Ihr Blick darauf fällt, bekommt Ihr Kopf genau die Rückmeldung, die er so dringend braucht: Ich schaffe was. Und zwar eine ganze Menge. Das ist ein echter Motivations-Booster, gerade an Tagen, an denen sonst alles zäh läuft.

Der Hintergrund: Erfolge, die wir sehen und anfassen können, prägen sich besser ein als durchgestrichene Zeilen, die abends im Müll landen. Der Spieß bewahrt Ihre Erfolge auf, statt sie zu entsorgen. Und weil immer nur vier Aufgaben vor Ihnen liegen, bleibt der Berg überschaubar. Vier Zettel machen niemandem Angst. Drei Seiten schon.

Übrigens klappt das auch im Team. Ein gemeinsamer Spieß im Projektraum zeigt allen, was schon erledigt ist. Das kann so manche Statusrunde abkürzen, in der ohnehin nur aufgezählt wird, was noch fehlt.

Die Grenzen des Grillguts

Wohlgemerkt: Das Macher-Schaschlik ersetzt keinen Projektplan. Wer ein großes Bauvorhaben oder eine Firmenfusion steuert, braucht weiterhin ordentliche Planung mit Meilensteinen und Verantwortlichen. Für das tägliche Klein-Klein aber, für all die Aufgaben, die sich sonst auf Ihrer Liste stapeln, ist der Spieß ein erstaunlich robuster Begleiter.

Und noch etwas: Wenn Sie merken, dass Sie trotz aller Tricks dauerhaft nicht mehr hinterherkommen, schlecht schlafen und sich über gar nichts mehr freuen können, dann ist das kein Organisationsproblem mehr. Dann gehört das in ein ehrliches Gespräch mit Ihrer Ärztin, Ihrem Arzt oder einer Psychotherapeutin.

Für alle anderen gilt ab heute: Liste in die Schublade, Spieß auf den Schreibtisch, vier Zettel schreiben. Am besten gleich nach diesem Artikel. Deal?

Mehr solcher Alltagshacks stehen in meinem Buch „Psychohacks“.