Wer hat das eigentlich verlangt?

Dienstagabend, 21:40 Uhr, drittes Obergeschoss. Stellen Sie sich vor: Teamleiterin Katrin sitzt als Letzte im Großraumbüro, die Lampe über ihrem Schreibtisch ist die einzige, die noch brennt. Auf dem Bildschirm: Folie 31 von 38. Der Mann vom Reinigungsdienst schiebt seinen Wagen vorbei und fragt: „Schon wieder Sie?“ Katrin seufzt: „Ich muss das noch fertig machen.“ Das Quartalsmeeting ist übrigens in elf Tagen. Und der Bereichsleiter hat um „ein paar Zahlen auf einer Seite“ gebeten.

Kennen Sie das? Vielleicht nicht mit Folien. Vielleicht mit dem Angebot, das Sie für einen Bestandskunden auf 25 Seiten aufpumpen, obwohl der eigentlich nur wissen wollte, ob der Preis bleibt. Mit der E-Mail um 23 Uhr, die auch morgen um neun noch gereicht hätte. Oder mit der Zusatzaufgabe, die Sie sich im Meeting selbst verpasst haben (ein schnelles „Mache ich mal eben“), obwohl niemand gefragt hatte.

Das Tückische daran: Es fühlt sich alles nach Pflicht an. Nach Verantwortung, nach Einsatz, nach Profi. In Wahrheit haben wir uns viele dieser Pflichten selbst in den Kalender geschrieben – und dann vergessen, wer der Absender war.

Der Chef im eigenen Kopf

Die Psychoanalytikerin Karen Horney hat dafür einen herrlich treffenden Begriff geprägt: die Tyrannei des Solls, also die innere Stimme, die aus einem Wunsch einen Befehl macht. Aus „Es wäre schön, wenn die Präsentation gut wird“ wird „Ich muss die perfekte Präsentation abliefern“. Aus „Ich möchte, dass der Kunde zufrieden ist“ wird „Ich muss jede denkbare Frage vorab beantworten“. Klingt nach einer Kleinigkeit. Ist es aber nicht.

Denn ein Muss duldet keine Alternativen. Wer muss, prüft nicht mehr, ob es auch einfacher ginge, ob jemand anders zuständig wäre oder ob die Sache überhaupt jemanden interessiert. Der Blick verengt sich wie beim Rennpferd mit Scheuklappen: Geradeaus geht es, links und rechts existiert nichts. Das Ergebnis ist Tunnelblick – und ein Akku, der schon im roten Bereich blinkt, bevor der eigentliche Job überhaupt angefangen hat.

Für Führungskräfte kommt noch etwas hinzu: Muss-Denken ist ansteckend. Wenn die Chefin um 23 Uhr Mails verschickt, lernt das Team schnell, was hier offenbar erwartet wird. Ausgesprochen hat das zwar niemand. Aber vorgelebt. Und schon schuften fünf Leute an Pflichten, die es offiziell gar nicht gibt. Das ist kein böser Wille, sondern ein klassischer blinder Fleck.

Was also tun?

Ab zur Hauptuntersuchung

Ich empfehle eine kleine Prüfung für Ihre Pflichten, ich nenne sie den Muss-TÜV. Sie brauchen dafür Haftnotizzettel in drei Farben, einen Stift und zehn Minuten am Montagmorgen. So geht es:

1. Die Muss-Sammlung: Schreiben Sie auf ein Blatt alles, was Sie diese Woche „unbedingt müssen“. Ehrlich und ungefiltert, auch den Kleinkram.
2. Die Absenderfrage: Fragen Sie bei jedem Punkt: Wer verlangt das eigentlich? Und zwar mit Namen. „Der Kunde“ zählt nicht – welcher Kunde, mit welchem Satz? Fällt Ihnen nur „man“ oder „ich“ ein, haben Sie eine heiße Spur.
3. Die Einfacher-Frage: Fragen Sie dann: Was passiert konkret, wenn ich es einfacher mache? Halb so viele Folien, ein Telefonat statt eines Dokuments, die Mail morgen statt heute Nacht. Denken Sie die befürchtete Katastrophe ruhig bis zum Ende durch.
4. Die Plakette: Jetzt wird geklebt. Grün heißt: echtes Muss, eine bestimmte Person verlangt es, und es hätte spürbare Folgen. Gelb heißt: verhandelbar, kurz nachfragen, ob es auch kleiner geht. Rot heißt: selbstgemacht, darf vereinfacht werden oder fliegt raus.

Bei Gelb gilt: einfach mal fragen. „Reicht Ihnen eine Seite mit den Kernzahlen, oder brauchen Sie die Details?“ Erstaunlich oft lautet die Antwort: „Eine Seite? Prima.“ Im Vertrieb übrigens genauso. Viele Kundinnen und Kunden sind dankbar, wenn sie nicht erst einen Roman durchblättern müssen, um den Preis zu finden.

Natürlich kann man den Muss-TÜV auch im Kopf erledigen, ganz ohne Zettelwirtschaft. Aber seien wir ehrlich: Im Kopf bekommt jedes Muss automatisch die grüne Plakette. Erst auf Papier merkt man, wie viele der eigenen Pflichten längst nicht mehr verkehrstauglich sind.

Der Team-TÜV am Montag

Richtig spannend wird es, wenn Sie den Muss-TÜV mit ins Team nehmen. Fünf Minuten im Wochenmeeting reichen: Jede und jeder nennt ein Muss der Woche, die anderen stellen die Absenderfrage. Wichtig: Sie als Führungskraft fangen an, und zwar mit einem eigenen roten Zettel. „Ich dachte, ich muss jeden Report selbst gegenlesen. Ehrlich gesagt hat das nie jemand verlangt.“ Damit erlauben Sie Ihrem Team, die eigenen Fantasie-Pflichten ebenfalls auf den Tisch zu legen, ohne als faul dazustehen. Und vielleicht stellt sich heraus, dass drei Leute dieselbe Liste pflegen, die keiner liest.

„Und wer hat das gesagt?“

Der Hintergrund: Die Absenderfrage holt das Muss aus dem Autopiloten. Sobald Sie prüfen, wer etwas verlangt, wird aus einem Befehl wieder eine Entscheidung. Und wer selbst entscheidet, fühlt sich deutlich weniger getrieben, selbst wenn er am Ende genau dasselbe tut. Die Einfacher-Frage wirkt wie ein Realitätscheck: Die drohende Katastrophe schrumpft beim Zu-Ende-Denken meist auf Normalmaß. Schließlich hat noch kein Bereichsleiter gekündigt, weil die Präsentation 12 statt 38 Folien hatte.

Wohlgemerkt: Es gibt echte Pflichten. Gesetze, Sicherheitsvorschriften, Verträge, feste Zusagen an Kunden – die bekommen zu Recht Grün. Der Muss-TÜV ist keine Lizenz zum Schludern, sondern ein Werkzeug, um Energie dorthin zu lenken, wo sie gebraucht wird. Und: Wenn der Druck trotz aller Sortierarbeit dauerhaft bleibt, Sie schlecht schlafen und sich erschöpft fühlen, ist das kein Fall für Haftnotizzettel. Dann ist ein Gespräch mit Ihrer Ärztin, Ihrem Arzt oder einer Psychotherapeutin der richtige Weg.

Und Katrin? Hätte sie am Montag ihren TÜV gemacht, wäre die Präsentation rot markiert gewesen. Eine Seite, Kernzahlen, fertig um halb sechs. Den Rest des Abends hätte sie für etwas nutzen können, das wirklich niemand von ihr verlangt: Feierabend.

Also: Kleben Sie diese Woche mal Plaketten. Deal? Mehr zum Muss-Denken steht in meinem Buch „Toxic Jobs“.